Interface de gestion

Le nombre de comptes utilisateurs est illimité. Il existe trois niveaux d’accès adaptés aux utilisations de chaque rôle dans la structure : animateur, secrétariat, administrateur.

L’animateur a accès en lecture seule aux fiches enfants et au pointage. 

Outre le paramétrage, le secrétariat a accès en lecture seule et en modification de toutes les autres fonctionnalités.

Enfin, l’administrateur est le niveau le plus élevé en termes de droits d’accès à l’application.

Conformément à votre fonctionnement, nous configurons vos activités et le découpage de vos journées. Vous créez vos propres grilles de tarification en fonction des critères que vous utilisez : zone géographique de l’adhérent, quotient familial, nombre d’enfants, caisse d’allocations, type de prestation…

Au choix et selon votre fonctionnement, les inscriptions sont contrôlées de façon manuelle ou automatique. La gestion des dossiers d’inscription est facilitée grâce aux filtres et aux actions groupées.

Cette fonctionnalité vous permet de suivre en temps réel les réservations et les pointages effectués. Ainsi, vous gérez la capacité d’accueil de votre structure dans les meilleures conditions.

Lorsqu’une prestation est complète, les enfants sont placés sur une liste d’attente. Vous avez la possibilité d’instaurer vous-même des critères de sélection en cas de libération. 

Ce système permet d’instaurer des pénalités forfaitaires établies par la structure lorsqu’un enfant est initialement inscrit mais finalement absent ou au contraire, en cas d’enfant présent mais imprévu à une prestation.

Pirouette accepte tous types de règlements (chèque, virement, carte bancaire, Paypal ou encore CESU…) et vous permet de les affecter à une facture puis de les exporter vers votre logiciel de comptabilité.

Vous pouvez également saisir des règlements à l’avance, ce qui va constituer un « trop-perçu » à la famille concernée et celle-ci pourra utiliser cette réserve pour régler ses prochaines factures. De même, si le paiement reçu par la famille est supérieur au montant dû.

Notre logiciel prend en compte différents types de cotisations y compris les cotisations spéciales comme celles pour les familles nombreuses. Elles sont facturées automatiquement et il est tout à fait possible de les renouveler pour l’année suivante en utilisant la sélection multiple. Il faut savoir que les réservations sont bloquées aux parents si la cotisation attribuée n’a pas été réglée.

La structure peut diffuser des messages ou importer des documents aux familles (comme par exemple, le règlement intérieur) et réclamer la confirmation de lecture de ceux-là.

Pirouette vous permet d’effectuer l’exportation des données à la CAF ou des données comptables vers le logiciel prévu à cet effet (tels que CIEL ou FLUO par exemple).

La gestion de l’assistance est gérée par la structure d’accueil et avec l’option “délégation” elle est confiée à Pirouette. Ainsi, les parents peuvent nous contacter à tout moment et bénéficier d’un délai de réponse particulièrement court. 

En tant qu’administrateur de notre solution, vous avez accès à des statistiques détaillées vous permettant d’avoir une vision globale de l’activité de votre structure : prestations consommées, répartition des enfants, habitudes de réservations… 

Pirouette offre un accès à la CAF leur permettant d’effectuer des vérifications et des contrôles de façon autonome.